仕事をする際に、 タスク管理を行なっている人は多いと思います。
今回は、 タスク管理より重要なこと。
『「今やる」意識の重要性』について記載していきます。
個人における「タスク管理」
タスク管理と言っても、
・チームで利用するのか、
・個人で使っていきたいのか
など、目的により方法は異なります。
今回は「個人」の話になります。
自分が自分のリーダーとして、
どのように仕事を振り分け管理するのか、
そして、その前段階として重要な視点をお話します。
そもそも「タスク管理」とは何か。
タスク管理とは、
・仕事上やるべきことを洗い出し、
・わかりやすく視覚化し、
・優先順位を定めること
このような意味でしょうか。
タスク管理の目的は、
・やるべきことを忘れないように視覚化すること
・優先順位を定めて重要なことから実行出来る仕組みを作ること
・進捗を確認しその都度軌道修正すること
つまり、 タスク管理を行うことで、
頭の中を整理整頓させ、
仕事への取り組みに迷いがなくなると言った効果があると思います。
「タスク管理」の方法は何があるか。
管理方法としては、
・手帳
・メモ帳
・アプリ
・Excel
・クラウド型サービス
など。
昔は手帳で行なっていた方が多かったと思いますが、
今は色んなタスク管理用のツールがあります。
特にクラウド型のものは一つのデバイスに囚われることなく、
いつでもどこでも利用出来ると言った点でとても便利です。
例えば、 「Google ToDo」がその一例でしょうか。
タスク管理が弊害になる場合もある。
この記事でお伝えしたい点は、
「タスク管理そのものが仕事への弊害になる」場合もあると言うことです。
理由は二つです。
一つ目は
タスク管理が慣れない人、
継続できない人は、
「タスク管理」そのものが、 重荷になってしまうケース。
個人におけるタスク管理は、
性格によって向き不向きがあり、
負担になるくらいなら、
無理してやる必要はないものです。
二つ目は、
タスク管理そのものを目的にしてしまい、
作成することで仕事をやった気になってしまうケース。
今、目の前の仕事をやってしまった方が効率的なのに、
いちいちツールに書き込み タスクを後回しにしてしまうケースなどがあります。
例えば、
「メールの返信」などは、多くの場合は見た瞬間に返信しちゃった方が効率的です。
その他にも、
チャットや電話の返信、
見積もりや契約書の作成など、
管理する時間があるなら今すぐ進めてしまった方が良い業務もたくさんあります。
タスク管理をやり始めると、
「仕事を後回しにしてしまう可能性がある」ということがデメリットです。
「今やる」意識の重要性
仕事だけではないですが、
・悩んでるくらいなら、
・計画を立てているくらいなら、
・管理しているくらいなら、
「やってしまった方が良い」というケースはかなりあると思います。
タスク管理に囚われず、
スピード感を持って仕事に取り組んでいきたいものです。
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